Wie kleine und mittlere Unternehmen ein Hinweisgebersystem verankern

Autoren: Astrid Meyer-Krumenacker, Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin; Imre Szerdahelyi, Kommunikations- und Marketingexperte

Der Fall des ehemaligen DAX-Unternehmens Wirecard AG ist international in aller Munde. Er steht für ein unvorstellbar wirtschaftliches Fehlverhalten des Top-Managements, gepaart mit unglaublicher krimineller Energie. Unter den unzähligen Fragen wie es soweit kommen konnte, rückt eine zunehmend in den Vordergrund: wäre dies mit einem funktionierenden Compliance-System und vor allem einem anonymen Hinweisgebersystem (Whistleblower Hotline) vermeidbar gewesen?

EU-Richtline bis Ende 2021 in geltendes nationales Recht umsetzen

Immer wieder kommt es in Unternehmen zu strafbaren Handlungen durch Management und Mitarbeiter, beispielsweise Steuerhinterziehung, Korruption oder auch Betrug. Mithilfe eines Compliance-Management-Systems haben zahlreiche Unternehmen bereits die Einhaltung von Regelungen, Gesetzen und freiwilligen Kodizes geregelt. Ein ideales Frühwarnsystem für Missstände in Unternehmen ist das sogenannte Hinweisgebersystem. Mithilfe einer Whistleblower-Hotline haben dabei sowohl Mitarbeiter*innen als auch Geschäftspartner die Möglichkeit, Fehlverhalten oder andere Probleme aus dem Geschäftsbetrieb – anonym – zu melden.

Das Management hat so die Chance, Fehlverhalten und Probleme aktiv anzugehen und zu lösen, bevor diese extern zum Beispiel Strafverfolgungsbehörden bekannt werden. Was viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) nicht zu wissen scheinen: Bereits 2019 hat die Europäische Union die Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Hinweisgeberrichtlinie)“ verabschiedet, die bis Ende 2021 in geltendes nationales Recht umgesetzt werden muss. Für KMUs mit mehr als 250 Mitarbeitern heißt dies, bis Ende 2021 ein Hinweisgebersystem zu verankern, während KMUs zwischen 50 und 250 Mitarbeitern dafür noch bis Ende 2023 Zeit haben.

Hinweisgebersystem als Reputationsschutz nach innen und außen

Machen wir uns nichts vor: Ein Hinweisgebersystem polarisiert innerhalb der Belegschaft. Viele Mitarbeiter*innen haben beispielsweise die Sorge, dass dieses zur Überwachung seitens des Managements missbraucht wird oder Kolleg*innen aus niederen Gründen schlecht gemacht, verpfiffen, vielleicht sogar denunziert werden.
Manchen ist aber auch eine „anonyme Meldung“ per se verdächtig. Gibt es diese Möglichkeit aber nicht, wird man voraussichtlich nur sehr wenige Meldungen haben.
Die notwendig anstehende Einführung eines anonymen Hinweisgebersystems stellt KMUs zweifelsohne vor große Herausforderungen, insbesondere da viele auch über 2020 hinaus mit den Folgen der Corona-Krise zu kämpfen haben. Vor diesem Hintergrund ist bei der Einführung eine durchdachte, aktive und regelmäßige Kommunikation zwingend notwendig. Eine Kommunikation, die dazu beiträgt, dass ein Hinweisgebersystem als Reputationsschutz nach innen und außen akzeptiert und anerkannt ist. Eine Kommunikation, die von der Geschäftsführung verantwortlich geführt wird.

Kommunikation durch Geschäftsführung: durchdacht, aktiv, regelmäßig

Zur erfolgreichen Einführung eines Hinweisgebersystems mit dem übergreifenden Ziel des Reputationsschutzes nach innen und außen, sollte die Geschäftsführung folgende Tipps beherzigen:

1.) Die Verantwortung liegt ausschließlich bei der Geschäftsführung

Die Einführung des Hinweisgebersystems basiert auf einer EU-Richtlinie. Dies ausschließlich als Grund für eine „notwendige oder gar gezwungene Einführung“ anzugeben, verfehlt das Ziel bereits im Ansatz. Als Geschäftsführer haben Sie die alleinige Verantwortung für die Einhaltung von Recht und Ordnung in Ihrem Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Nicht nur der Fall der Wirecard AG, bei dem Journalisten wesentliche Aufklärungsarbeit geleistet haben, zeigt: Eine jahrelang mühsam aufgebaute positive Reputation kann durch ein einziges Fehlverhalten eines Managers oder Mitarbeiters in kürzester Zeit zunichte gemacht werden.

2.) Es geht um Aufklärung, Verständnis und Vertrauen

Im Zuge der Einführung müssen Sie mithilfe ihrer Kommunikationsarbeit einen Veränderungsprozess nach innen und außen erfolgreich gestalten. Da es gilt, Einstellungen und Verhaltensweisen von Mitarbeiter*innen und Geschäftspartnern zu ändern beziehungsweise ins Positive zu drehen, müssen diese umfassend aufgeklärt und es müssen Verständnis und Vertrauen geschaffen werden. Beispielsweise, dass weder Überwachung noch Denunziantentum das Ziel einer Einführung des Hinweisgebersystems ist. Auch die Art und Qualität der Meldungen, die sich das Unternehmen von den anonymen Whistleblowern erwartet, muss genau vermittelt werden, ebenso wie Meldungen, die man nicht haben will.

3.) Bilden Sie ein starkes Team aus Multiplikatoren, um Akzeptanz zu schaffen

Das Hinweisgebersystem kann ohne Zustimmung des Betriebsrats nicht eingeführt werden. Es ist somit zwingend erforderlich, den Betriebsrat von Beginn an in die Kommunikation und das Projektteam zur Einführung einzubinden. Diesem sollten des Weiteren Vertreter der Rechts- und der Personalabteilung, der IT sowie der Kommunikationsabteilung angehören. Legen Sie bei der Einführung eines Meldesystems – unabhängig ob persönlich, analog oder digital – größten Wert auf das Thema Datenschutz. Gewinnen Sie Ihre Führungskräfte, damit diese bei der Akzeptanzsteigerung innerhalb der Belegschaft verantwortlich unterstützen.

4.) Kommunizieren Sie und seien Sie präsent

Die Kommunikation im Zuge der Einführung des Hinweisgebersystems ist und bleibt Aufgabe der Geschäftsführung. Erläutern Sie Ziele, Aufgaben und Prozesse persönlich. Geben Sie Mitarbeiter*innen Hilfestellungen an die Hand, die alle wesentlichen Details und Kernbotschaften zur beinhalten und die diese zur Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern nutzen können. Seien Sie nah an Ihrer Belegschaft, stellen Sie sich deren Fragen und nehmen Sie deren Bedürfnisse und Vorbehalte ernst. Kommunizieren Sie durchdacht, aktiv und regelmäßig.

Fazit

Das Hinweisgebersystem wird für kleinere und mittlere Unternehmen ab 2021 verpflichtend. Wie wichtig eine funktionierende anonyme Whistleblower-Hotline für die Reputation des Unternehmens ist, zeigt der Fall Wirecard AG. Die erfolgreiche Einführung steht und fällt dabei mit der Geschäftsführung. Diese steht vollumfänglich in der Verantwortung, Akzeptanz, Verständnis und Vertrauen bei Belegschaft und Geschäftspartnern zu schaffen. Eine durchdachte, aktive und regelmäßige Kommunikation stellt hierfür einen gewinnenden Wertbeitrag dar.

Über die Autoren:

Astrid Meyer-Krumenacker, Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin (www.amk-law.de):

Als selbstständige Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin unterstützt Astrid Meyer-Krumenacker international agierende mittelständische Unternehmen (KMUs) der unterschiedlichsten Branchen und Ausrichtungen bei der Entwicklung und Umsetzung praxisgerechter Compliance-Management-Systeme. Seit vielen Jahren hat sie sich leidenschaftlich und mit Leib und Seele der „Thematik der rechtssicheren Führung von Unternehmen“ verschrieben, getreu dem Motto: Compliance nicht um jeden Preis, aber so viel wie nötig und so wenig wie möglich! Auf diese Weise erstellt sie schlanke und maßgeschneiderte Compliance-Konzepte zu vertretbaren Kosten und führt begleitend Mitarbeiterschulungen zu unterschiedlichsten Rechts- und Compliancefragen durch.

Imre Szerdahelyi, Kommunikations- und Marketingexperte (www.chief-winning-officer.de):

Mit seiner Marketing- und Kommunikationsberatung “Enabling Chief Winning Officers” stärkt Imre Szerdahelyi Führungspersönlichkeiten, Start-ups sowie mittelständische Unternehmen (KMUs). Kunden stellt er seine Erfahrungen und Kenntnisse aus über 3.000 Projekten für weltweite Markt- und Technologieführer zur Verfügung. Diesen hilft er, Projekte und Herausforderungen mit Strategien, Konzepten und Maßnahmen aus Marketing, Unternehmenskommunikation und Markenmanagement besser, effizienter und erfolgreich zu managen, so Werte zu schaffen und sich die Wertschätzung von Mitarbeitern, Kunden und relevanten Zielgruppen zu sichern.

Was ist Compliance?

Der Begriff „Compliance“ wird zurzeit geradezu inflationär verwendet. Man hat den Eindruck, dass irgendwie alles compliant  sein muss.

Aber was bedeutet eigentlich „Compliance“ wirklich?

Das Wort „Compliance“ leitet sich aus dem englischen „to be compliant (with)“ ab, das Einhaltung, Befolgung, Erfüllung (von Bedingungen oder Gesetzen) bedeutet. Oder anders formuliert „Compliance“ bedeutet nichts anderes als die Einhaltung und Befolgung von externen oder internen Regeln. Externe Regeln sind z.B. Gesetze und Verordnungen. Interne Regelungen sind Regeln, die sich Unternehmen selbst geben z.B. in Form einer Richtlinie, eines Verhaltens Kodex oder auch einer einfachen Arbeitsanweisung.

Wenn Sie sich jetzt fragen weshalb es Compliance braucht, um sowieso verbindliche Gesetze und Regeln einzuhalten, haben Sie Recht. Dafür braucht man keine Compliance. Gesetze und unternehmensinterne Reglungen waren schon immer verbindlich und nicht erst seit es Compliance gibt.

Wenn der Begriff Compliance heute verwendet wird, wird damit zum einen  ein Management System gemeint, das Unternehmen und andere Organisationen (z.B. Vereine) einführen, um so die Einhaltung der externen und internen Regeln sicherzustellen. Das sogenannte Compliance Management System. Zum anderen wird darunter aber auch eine bestimmte Geisteshaltung des Managements und der Mitarbeiter sowie ein Wertesystem des Unternehmens verstanden, die Compliance im Unternehmen erst möglich machen. Vereinfacht gesagt handelt es sich hierbei um die sogenannte Compliance Kultur.

Compliance hat also eine sachliche Seite – das Compliance Management System – und eine „softe“ Seite – die Compliance Kultur. Das ist das wirklich Neue an Compliance. Die Kombination eines Management Systems mit internationalem Standard für eine effektive Unternehmensorganisation zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, branchenspezifischen Normen, den ethischen Ansprüchen des jeweiligen Unternehmens und anderen internen Regeln eines Unternehmens.